Conservare alcuni documenti è sempre importante per svariati motivi. Ad esempio, le ricevute di pagamento sono importanti perché sono la prova dell’avvenuto saldo nel momento in cui qualcuno può avvalersi del mancato introito. Per quello che riguarda, invece, la documentazione fiscale è necessaria qualora venga fatto un accertamento sulle nostre tasse. Poi ci sono gli scontrini dei prodotti acquistati, che vanno conservati fino allo scadere della garanzia, per poterne usufruire in caso di necessità. Inoltre poi ci sono le ricevute delle visite mediche che vanno conservate per poter scaricare le relative spese dalla dichiarazione dei redditi per poi venire allegate ad essa.
La maggior parte di tale documentazione, però, non va conservata per sempre. Tale periodo corrisponde ai termini di prescrizione, ovvero il tempo entro cui una carta può essere richiesta dall’istituzione di riferimento o impugnata in caso di contestazione in presenza di eventuali errori.
Le durate non sono tutte uguali, ma variano a seconda del documento. Per cui è possibile evitare di accumulare indefinitamente tutte le eventuali ricevute e, quindi, periodicamente è anche possibile fare un po’ di pulizia nel nostro archivio, una volta sopravvenuto il termine di scadenza, evitando cosi un accumulo di carte che, oltre allo spreco di spazio, potrebbe causarne il caos.
Analizziamo la durata di archiviazione della documentazione classica che conserviamo giornalmente (in ogni caso si consiglia di prolungare la durata un po’ più a lungo del dovuto):
1 anno
- Assicurazioni (ricevute di pagamento premi)
2 anni
- Scontrini di prodotti acquistati (per tutta la durata della garanzia)
3 anni
- Parcelle dei professionisti
- Bollo auto
5 anni
- Bollette di acqua, luce, gas e telefono
- Bollettini ed F24 relativi ad ICI, Imu e Tasi (a partire dall’anno dopo il pagamento)
- Tassa relativa ai rifiuti urbani (a partire dall’anno dopo il pagamento)
- Spese relative al condominio
- Ricevute di affitto
- Quietanza di pagamento delle rate del mutuo
- Dichiarazione dei redditi (a partire dall’anno dopo il pagamento, qualora preveda detrazioni per ristrutturazioni edilizie o riqualificazione energetica va conservata per 15 anni)
- Ricevute delle spese detraibili
- Multe stradali
10 anni
- Estratto conto bancario
- Estratto conto della carta di credito
- Contratti bancari
- Estratto conto del conto titoli
Per sempre
- Atti notarili
- Atti di compravendita
- Atti di matrimonio, separazione, divorzio
- Contributi previdenziali INPS
- Referti medici
Oltre ad organizzare il nostro archivio in cartelle suddivise in maniera ordinata, in base al tipo di utenze, possiamo effettuare il salvataggio in maniera digitale. È previsto già per alcune utenze l’invio su e-mail personale al posto dell’invio cartaceo, con un risparmio notevole sia sulla carta che sulle spese postali. Di conseguenza si può prevedere di archiviare tali ricevute in cartelle su PC, oppure, per evitare che vadano persi in caso di rottura dell’apparato informatico, si può ricorrere ai servizi cloud, ovvero spazi virtuali in internet su cui è possibile salvare ed archiviare il proprio materiale. Quelli più utilizzati sono Dropbox e Google Drive.
In ogni caso, sia se si preveda un archivio cartaceo sia che fosse utilizzato un archivio digitale, un consiglio è quello di suddividere una cartella per ogni utenza in modo tale da avere tutto in ordine nel momento in cui dobbiamo reperire la nostra ricevuta. Per aver un archivio davvero utile e funzionale bisogna seguire una regola fondamentale: l’ordine.
BUON LAVORO!
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